De jaarlijkse tijdsplanning over de partnerlocaties heen wordt vastgesteld door de directie. Het directiecomité is samengesteld door prof. D. Schreurs als voorzitter, en door één vertegenwoordiger van elke partner (KU Leuven (prof. P. Reynaert), UGent (prof. J. Bauwelinck), VUB (prof. J. Stiens), IMEC (Dr. B. Parvais) Op elke partnerlocatie wordt het gedetailleerde gebruiksplan vastgelegd door het directielid dat de respectievelijke partner vertegenwoordigt.

Onderzoeksgroepen binnen de partnerorganisaties die na verloop van tijd interesse ontwikkelen in de ROAMI-infrastructuur, dus buiten de copromotoren om, kunnen toegang aanvragen bij het lokaal bestuurslid. Dergelijke verzoeken worden meegenomen in de lokale planningsdiscussie, hoewel copromotoren een hogere prioriteit krijgen bij het krijgen van een tijdslot. Aangezien elke partner zelf bepaalt hoe het aandeel van de partner in de cofinancierings- en exploitatiekosten wordt gedekt, kunnen dergelijke extra interne gebruikers worden gevraagd om bij te dragen, bijvoorbeeld naar rato van hun gebruik, als aanvulling op de financiële bijdragen van de lokale copromotoren.

Wat de valorisatie naar derden betreft, is binnen de raad van bestuur afgesproken dat elke partner meetdiensten kan aanbieden aan derde partijen, academisch of industrieel, tijdens hun respectievelijke gebruikstijdsbesteding. Voor dit doel kan elke partner zelf de prijs bepalen, vooral omdat de service voor een meetmodaliteit is, waarbij een reeks instrumenten betrokken is, en niet alleen de RTO, maar ook relevante expertise. De prijsstelling voor meetdiensten moet marktconform zijn. Academische gebruikers kunnen, buiten gezamenlijke onderzoeksprojecten, een verlaagd tarief aangeboden krijgen en/of in natura betalen door relevante verbruiksartikelen aan te bieden. Daarom moet de daadwerkelijke prijsstelling voor elk verzoek van derden worden aangepast in overleg met de resp. valorisatiebureau van de partner.