1. DOELEINDE EN RECHTSGROND VAN DE VERWERKING VAN UW PERSOONSGEGEVENS

In het kader van het correct en volledig aanbieden van informatie over onderzoek aan de UGent via de website research.ugent.be, verwerkt de directie Onderzoeksaangelegenheden persoonsgegevens en dit in het gerechtvaardigd belang van de UGent.

De door u via het online contactformulier aangeleverde persoonsgegevens worden met de meeste aandacht en zorgvuldigheid door ons verwerkt. De inhoud van de melding wordt gecontroleerd, eventueel opgevolgd, en vervolgens kan contact worden opgenomen met de melder met het oog op een antwoord. 

2. WIE IS DE VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE EN HOE KAN U ONS CONTACTEREN?

De opvolging van de melding aan de hand van het online contactformulier wordt uitgevoerd door medewerkers van het team GISMO (directie Onderzoeksaangelegenheden en directie Informatie- en Communicatietechnologie) geaffilieerd aan de Universiteit Gent.

De Universiteit Gent treedt op als verwerkingsverantwoordelijke. 

Voor vragen, opmerkingen of suggesties kan u contact opnemen met het team GISMO (directie Onderzoeksaangelegenheden) door te mailen naar gismo@ugent.be.

Voor verdere vragen over de verschillende rechten en plichten op het gebied van privacy, of indien u  meent dat uw persoonsgegevens onterecht en/of onjuist worden verwerkt door de directie Onderzoeksaangelegenheden, kan u terecht bij de Functionaris Gegevensbescherming (Data Protection Officer) van de UGent via privacy@ugent.be.

3. WELKE PERSOONSGEGEVENS WORDEN VERWERKT?

“Persoonsgegevens” zijn gegevens die informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon bevatten. 

In het kader van meldingen via het online contactformulier van research.ugent.be worden volgende gegevens bijgehouden: uw naam, uw e-mailadres en mogelijks uw telefoonnummer.

Het Team GISMO (directie Onderzoeksaangelegenheden en directie Informatie- en Communicatietechnologie) verwerkt hierbij geen bijzondere persoonsgegevenscategorieën (“gevoelige gegevens”) waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, noch verwerkt zij genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.

4. WIE HEEFT TOEGANG TOT UW PERSOONSGEGEVENS?

Medewerkers van het Team GISMO (directie Onderzoeksaangelegenheden en directie Informatie- en Communicatietechnologie) hebben toegang tot uw persoonsgegevens op een strikte “need-to-know” basis. Dit betekent louter en alleen om de opvolging van de melding via het online contactformulier tot een goed einde te brengen. Deze toegang geldt bijgevolg enkel voor de doeleinden vermeld in onderhavige privacyverklaring.

Het Team GISMO (directie Onderzoeksaangelegenheden en directie Informatie- en Communicatietechnologie) waakt erover dat uw gegevens niet worden doorgegeven aan derden, behoudens in het geval u hiertoe voorafgaand uw toestemming verleend hebt of wanneer de toegang, het gebruik, het behoud of de openbaarmaking van uw persoonsgegevens redelijkerwijs noodzakelijk is (bv. om te voldoen aan de van toepassing zijnde regelgeving, om technische of beveiligingsproblemen te detecteren, om de rechten, eigendom of veiligheid van de directie Onderzoeksaangelegenheden te beschermen.

5. HOELANG WORDEN UW PERSOONSGEGEVENS VERWERKT?

Uw persoonsgegevens worden verwerkt gedurende de tijd die nodig is om de afhandeling succesvol af te ronden. Daarna zullen deze gegevens verwijderd worden. 

6. VEILIGHEID VAN UW PERSOONSGEGEVENS

Het Team GISMO (directie Onderzoeksaangelegenheden en directie Informatie- en Communicatietechnologie) zorgt voor passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen enige vorm van verlies of onrechtmatige verwerking. Zoals hierboven beschreven, is de toegang tot uw gegevens beperkt en bevinden de gegevens zich op een beschermde server binnen de UGent. 

Alle UGent-medewerkers respecteren de Generieke Gedragscode voor de verwerking van persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie (zoals goedgekeurd door van Bestuurscollege van 18 mei 2018) en hebben toegang tot de online handleidingen die hen ondersteunen bij het correcte gebruik van jouw persoonsgegevens.

7. WELKE RECHTEN HEEFT U IN HET KADER VAN DE VERWERKING VAN UW PERSOONSGEGEVENS?

Wanneer we uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken, geniet u van een aantal rechten die u kunt uitoefenen zoals hieronder beschreven. Houd er rekening mee dat als u een recht wilt uitoefenen, we u om een identiteitsbewijs zullen vragen. We doen dit om een inbreuk in verband met uw persoonsgegevens te voorkomen, bijvoorbeeld omdat een onbevoegde persoon namens u optreedt en een recht op uw naam uitoefent.

1. U heeft het recht op toegang tot uw persoonsgegevens, wat betekent dat u ons kunt vragen om u informatie te verstrekken over de persoonsgegevens die we over u bewaren. U kunt ook een kopie van uw persoonsgegevens opvragen. Houd er rekening mee dat u moet aangeven voor welke verwerkingsactiviteiten u toegang wenst tot uw persoonsgegevens.  
2. U heeft het recht om te verzoeken dat wij uw persoonsgegevens corrigeren als u kunt aantonen dat de persoonsgegevens die wij over u verwerken onjuist, onvolledig of verouderd zijn. Geef hierbij aan in welke context wij uw persoonsgegevens gebruiken, zodat wij uw verzoek snel en nauwkeurig kunnen beoordelen. 
3. U kunt ons verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen als ze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor we ze hebben verzameld, als het onwettig was om ze te verzamelen of als u met succes uw recht uitoefende om uw toestemming in te trekken of uw recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Als een van deze omstandigheden van toepassing is, zullen we uw persoonsgegevens onmiddellijk verwijderen, tenzij wettelijke verplichtingen of administratieve of gerechtelijke bevelen ons verbieden uw persoonsgegevens te verwijderen. 
4. In de volgende omstandigheden kunt u ons vragen de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken: 
1. terwijl we uw verzoek om uw persoonsgegevens te corrigeren beoordelen; 
2. terwijl wij uw bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens beoordelen; 
3. als een dergelijke verwerking onrechtmatig was, maar u de voorkeur geeft aan een beperking boven verwijdering; 
4. als we uw persoonsgegevens niet langer nodig hebben, maar u heeft ze nodig voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen. 
5. Als we uw persoonsgegevens verwerken voor de doeleinden van onze eigen gerechtvaardigde belangen, met andere woorden, u heeft ons geen toestemming gegeven en we hebben deze niet nodig voor de uitvoering van een overeenkomst of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, heeft u het recht om bezwaar maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens. Als ons belang betrekking heeft op direct marketing, zullen we uw verzoek onmiddellijk inwilligen. Voor andere belangen, bijvoorbeeld onze veiligheidsbelangen, vragen wij u de specifieke omstandigheden te beschrijven die aanleiding geven tot het verzoek. In dat geval wegen we uw omstandigheden af tegen onze belangen. Als deze overweging ertoe leidt dat uw omstandigheden zwaarder wegen dan onze belangen, zullen uw persoonsgegevens niet verder worden verwerkt.

Geef bij een verzoek altijd aan in welke context wij uw persoonsgegevens hebben verkregen, zodat wij uw verzoek snel en met zorg kunnen verwerken. Uw verzoek moet ook gedateerd en ondertekend zijn en vergezeld gaan van een digitaal gescande kopie van een geldige identiteitskaart die uw identiteit bewijst. We zullen u onmiddellijk op de hoogte brengen van de ontvangst van dit verzoek. Als het verzoek gegrond blijkt te zijn, zullen wij u zo spoedig mogelijk en uiterlijk 30 dagen na ontvangst van het verzoek informeren.

Als u herhaaldelijk hetzelfde verzoek indient en duidelijk ongemak veroorzaakt, kunnen we deze opeenvolgende verzoeken weigeren of u administratiekosten in rekening brengen. We kunnen u ook het recht op toegang tot uw persoonlijke gegevens weigeren of slechts gedeeltelijk verlenen, indien een dergelijke toegang de rechten en vrijheden van anderen, inclusief die van de Universiteit Gent, onevenredig zou kunnen schaden.

Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming van de Universiteit Gent via privacy@ugent.be. Als u niet tevreden bent met ons antwoord, kunt u een klacht indienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit, namelijk de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit en / of het Vlaams Comité van Toezicht.

8. WIJZIGINGEN AAN DE PRIVACYVERKLARING

Onderhavige privacyverklaring kan worden aangepast om te blijven voldoen aan de toepasselijke regelgeving. 

Indien de privacyverklaring wordt aangepast, zal hiervan melding worden gemaakt in onze communicatie (incl. de link naar de gewijzigde privacyverklaring).